Tijdens de afgelopen Covid-lockdowns en misschien ook wel tijdens de aanstaande Covid-lockdowns was één van de regels of dringende adviezen om waar mogelijk zoveel mogelijk thuis te werken. Getuige onder andere de kortere files werd daar vrij massaal gehoor aan gegeven tijdens de eerste lockdowns. Maar ja, meer thuiswerken betekent ook meer thuiswerkkosten die ten laste van de werknemer komen. In de ons omringende landen werd al vrij snel gewerkt met allerhande thuiswerkvergoedingen om de extra kosten te dekken. In Nederland is er lang over nagedacht, maar per 1 januari 2022 is dan toch zover, werkgevers kunnen een onbelaste thuiswerkvergoeding gaan betalen. Werkgevers en werknemers vroegen om een regelingen en die krijgen zij. Maar is het echt allemaal wel zo rooskleurig en ideaal?

Hoe gaat de thuiswerkvergoeding eruitzien?

Vanaf 1 januari 2022 wordt binnen de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten geïntroduceerd. Op basis van cijfers van het Nibud mag een werkgever onbelast een bedrag van EUR 2 per thuiswerkdag aan de werknemer betalen. Uit die EUR 2 moet de werknemer de extra kosten aan elektriciteit, verwarming, koffie, etc. betalen.

Wel zijn er een aantal voorwaarden en beperkingen en juist daarin schuilt het addertje onder het gras wat mij betreft.

Reiskostenvergoeding

Ondanks dat het bij veel werkgevers niet bekend was, heeft Nederland al een vrij ruime regeling om thuiswerken te stimuleren. Onder de huidige regeling voor reiskosten van woning naar werkplek en weer terug mag de werkgever een vaste, maandelijkse vergoeding betalen. Die vergoeding bereken je bij een voltijd dienstverband op basis van 214 (werk)dagen per jaar. Voor een voltijd werknemer die ten minste op 128 dagen naar zijn vaste werkplek reist mag je een vaste reiskostenvergoeding betalen op basis van 214 dagen. Op die manier kan de werknemer tot 2 dagen per week thuis werken met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding.

Samenloop thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding

Als straks de thuiswerkvergoeding van kracht wordt dan moet de 128-dagenregeling zowel voor de reiskosten woon-werk als voor de thuiswerkvergoeding toegepast worden en wel naar rato. Een voorbeeld om dat te verduidelijken:

Een werknemer woont op 20 kilometer enkele reis van zijn werk. Hij werkt 5 dagen in de week en werkt 2 dagen thuis en 3 dagen op kantoor.
Onder de huidige regeling mag de werkgever dan het volgende bedrag (afgerond) onbelast betalen als reiskostenvergoeding:

214 dagen x (20 kilometer x 2) x EUR 0,19 = EUR 1.626 per jaar of EUR 135 per maand

Onder de nieuwe regeling mag de werkgever nog maar het volgende bedrag (afgerond) onbelast betalen als reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding:

3/5 x 214 dagen (20 kilometer x 2) x EUR 0,19 = EUR 972 per jaar of EUR 81 per maand
2/5 x 214 dagen x EUR 2,00 = EUR 170 per jaar of EUR 14 per maand

In totaal is dat EUR 95 per maand aan onbelaste vergoedingen (reiskosten- en thuiswerkvergoeding).

In dit voorbeeld kost dit de werknemer dus EUR 40 per maand netto per maand.

Dit betekent dat de fiscale stimulans voor thuiswerken in de huidige regeling dus duidelijk verdwijnt. Als we dat narekenen is de nieuwe regeling nadeliger dan de huidige regeling voor iedere werknemer die 6 kilometer of meer van zijn werk woont. Op een of andere manier kan dit toch bijna niet de bedoeling geweest zijn?

Uitvoeringsproblemen voor de werkgever

En met het ontstane nadeel voor werknemers zijn niet alle problemen van de thuiswerkvergoeding benoemd. Ook voor de werkgever zitten er nog de nodige haken en ogen aan de uitvoering van de regeling. Dat is het meest duidelijk als een werknemer op één dag zowel thuis werkt als naar de vaste werkplek reist. Samenloop van de beide vergoedingen is dan niet toegestaan en de werkgever moet dan kiezen of hij de reiskosten of juist de thuiswerkkosten vergoedt. Daarbij moet de werkgever er ook op letten of de werknemer niet met vervoer reist dat door de werkgever ter beschikking is gesteld. Het gaat dan om een vergoede, verstrekte of ter beschikking gestelde OV-chipkaart, OV-abonnement, auto of fiets van de zaak. In die gevallen kan namelijk geen belastingvrije thuiswerkvergoeding meer gegeven worden. Dat betekent dus dat je als werkgever moet weten met welk vervoer je werknemer die dag naar de werkplek is gereisd.

Be careful what you wish for …you just might get it.

De belastingvrije thuiswerkvergoeding waar in de lockdown zo vaak en zo vurig voor gepleit is komt er nu dus per 1 januari 2022, maar of de voorgestelde regeling nou precies is wat de werkgevers en werknemers op het oog hadden, kan je je afvragen. Voor werknemers kan het onder omstandigheden een behoorlijk financieel nadeel opleveren en voor de werkgevers is er weer een beetje hoofdpijn bij om de regeling goed uit te voeren.

Heeft u vragen over thuiswerkvergoedingen of reiskostenvergoedingen voor werknemers en wilt u meer weten over hoe die goed in te richten vanaf 2022 of heeft u andere fiscale vragen met betrekking tot Loonbelastingen, neem gerust contact op met Gertjan Buijsen
RED Tax Specialists B.V.