Nu de laatste weken de tweede Corona-golf zich heeft aangediend en de regering de teugels weer strakker trekt en ons allemaal heeft gevraagd zoveel als mogelijk thuis te werken, neemt de vraag weer toe wat er nu precies allemaal vergoed kan en mag worden voor de werknemers die thuiswerken in plaats van naar kantoor te komen.  

Als belastingadviseur die gevestigd is in het zuiden van het land krijg ik regelmatig de vraag of Nederland net als België ook speciale fiscale regelingen kent om aan werknemers belastingvrij de extra kosten verbonden aan thuiswerken te vergoeden. Iedere keer moet ik die klanten teleurstellen en meedelen dat Nederland geen of weinig specifieke tegemoetkomingen kent in verband met de Corona-crisis. Is het dan alleen maar kommer en kwel? Nee, wat mij betreft niet. De Wet op de loonbelasting kende altijd al een aantal tegemoetkomingen voor werkgevers die het thuiswerken van hun werknemers wilde stimuleren en die tegemoetkomingen komen ook in de Corona-crisis handig van pas. Daarnaast is er wel een extra tegemoetkoming in de werkkostenregeling die nog heel 2020 van toepassing is. Omdat we weer hard richting een lockdown lijken te gaan zet ik onderstaand nog maar eens de mogelijkheden op een rij.

1. Thuiskantoor moet ARBO proof zijn!

Als werknemers thuiswerken, ontslaat dat u als werkgever niet van de verplichting te zorgen voor goede en gezonde werkomstandigheden. Misschien dat uw werknemers heel graag aan de eettafel zitten te werken, maar beter nog zou het zijn als zij een aparte werkplek of kantoor thuis in kunnen richten waarbij de omstandigheden zoveel als mogelijk lijken op de omstandigheden zoals die ook op kantoor zijn, dus met inachtneming van alle regels die gelden voor arbeidsomstandigheden.

De wetgever heeft daarin voorzien door het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van Arbo-voorzieningen in de werkruimte thuis gericht vrij te stellen voor de werkkostenregeling. Met andere woorden, de werknemer betaalt daarover geen belasting, en het gaat niet ten koste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling en de werkgever betaalt daarover dus geen 80%-eindheffing.

 

Voorwaarden vrijstelling werkkostenregeling

 

Natuurlijk moet er wel aan een aantal voorwaarden voldaan worden om van die (gerichte) vrijstelling gebruik te kunnen maken. Die zijn als volgt:

  • De Arbo-voorzieningen hangen samen met uw verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
  • De werknemer moet die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruiken in de werkruimte.
  • De werknemer mag geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betalen. Let op, de Belastingdienst ziet het opnemen in een cafetariaregeling als een eigen bijdrage van de werknemer.
  • De inrichting van de werkruimte thuis moet voldoen aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
    • De werkruimte van een thuiswerker moet zodanig ingericht zijn, dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. Men spreekt in dat verband over een “doelmatige zitgelegenheid”, een “doelmatig werkblad” of een “doelmatige werktafel”. Werken aan de eettafel is dan dus niet aan de orde.
    • In de werkruimte moeten de nodige voorzieningen aanwezig zijn voor een “doelmatige kunstverlichting”. Met andere woorden, een goede bureaulamp en algemene verlichting.

Als de werknemer voornamelijk thuis werkt, kan die werkplek thuis ook een werkplek worden in de zin van de werkkostenregeling waardoor de werkgever onbelast niet Arbo-voorzieningen ter beschikking stellen aan de werknemer. Daarvoor moet wel aan de volgende drie voorwaarden zijn voldaan:

  • De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair.
  • U hebt met uw werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst, waardoor alleen u over de ruimte beschikt.
  • Uw werknemer werkt in die ruimte.

Aan die voorwaarden zal voor een “Corona-werkplek thuis” vaak niet voldaan zijn, maar mocht dit zich wel voordoen dan kunt u als werkgever ook niet Arbo-voorzieningen belastingvrij ter beschikking stellen. Voor die voorzieningen geldt dan een “nihilwaardering” voor de werkkostenregeling. Denk daarbij aan:

  • Ter beschikking gestelde voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt (bijvoorbeeld een bureau of werktafel).
  • Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (koffie, thee, etc.)
  • De verstrekte huisvesting, energie, water en bewassing.

Het bovenstaande vereist dat de werkgever bereid is een behoorlijke investering te doen in de thuiswerkplek van de werknemer om die werkplek naar het niveau van de werkplek op kantoor te tillen. Ik kan me goed voorstellen dat dit alleen aantrekkelijk is als het thuiswerken ook na de Corona-crisis een meer structureel karakter krijgt. Bovendien heeft niet iedere werknemer de luxe een kamer af te zonderen als aparte werkplek. Wat kan er dan nog meer?

2. De computer belastingvrij verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen

Naast de gerichte vrijstelling voor Arbo-voorzieningen in de werkruimte thuis kent de werkkostenregeling nog een gerichte vrijstelling die het mogelijk maakt in ieder geval een aantal zaken belastingvrij aan de werknemer te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen. Het gaat dan om het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van zaken die naar de mening van de werkgever noodzakelijk zijn voor het behoorlijk vervullen van de dienstbetrekking zijn onder de werkkostenregeling (gericht) vrijgesteld. Dit is het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Daarbij gelden ook nog de volgende voorwaarden:

  • De werkgever betaalt de voorziening en de kosten worden niet doorberekend aan de werknemer.
  • De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Aan wat voor zaken kunt u dan als werkgever denken? Bijvoorbeeld een laptop, een extra beeldscherm, een docking station voor de laptop, een extra toetsenbord, een muis, internetaansluiting (alleen het internetdeel, dus niet telefoon- of TV-deel), maar wat mij betreft ook een goede bureaustoel of bureaulamp ook als die niet in een specifieke werkruimte thuis staan en om die reden niet onder de Arbo-voorzieningen voor de werkruimte thuis vallen (zie hierboven). Eigenlijk alles wat een werkgever in redelijkheid noodzakelijk vindt voor het behoorlijk kunnen werken thuis in deze Corona-crisis kan wat mij betreft onder deze (gerichte) vrijstelling gebracht worden.

3. Overige fiscale mogelijkheden benutten? Neem actie in 2020!

Als de bovenstaande (gerichte) vrijstellingen en/of nihilwaarderingen niet van toepassing zijn dan kunt u de vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen altijd nog aanwijzen voor de vrije ruimte onder de werkkostenregeling. Gelukkig heeft u als werkgever in 2020 iets meer vrije ruimte gekregen in verband met de Corona-crisis. In het “oude normaal” was de vrije ruimte 1,7% voor de eerste EUR 400.000 aan fiscaal loon en 1,2% voor al het fiscaal loon boven EUR 400.000 terwijl in het “nieuwe normaal” van 2020 de vrije ruimte (voor het jaar 2020) is verhoogd tot 3% voor het fiscaal loon tot EUR 400.000.

Als u dus nog iets wilt doen voor uw werknemers op dit gebied dan lijkt het verstandig dit nog in 2020 te doen, zeker nu voor 2021 de vrije ruimte voor het fiscaal loon boven EUR 400.000 ook nog eens wordt verlaagd tot 1,18%.

Zoals u ziet is het in Nederland geen vetpot met de speciale Corona-tegemoetkomingen, maar voor werkgevers die financieel de ruimte hebben, zijn er wel degelijk mogelijkheden om werknemers tegemoet te komen in de kosten van het thuiswerken al vergt het wat meer creativiteit dan bij onze zuiderburen.

Benieuwd wat voor u de fiscale mogelijkheden zijn of heeft u nog andere vragen? Aarzelt u dan niet om contact op te nemen met Gertjan BuijsenRED Tax Specialists B.V.