Meeliftende kosten? Bepaal de btw-behandeling!

Doorlopende posten zijn kosten die als het ware meeliften op een factuur en die mogelijk zonder btw mogen worden berekend.

We onderscheiden twee verschillende typen doorlopende posten:
a. “echte” doorlopende posten; en
b. “quasi” doorlopende posten.

Kort gezegd voldoet een echte doorlopende post aan de voorwaarden, en quasi doorlopende posten niet. Echter laatstgenoemden worden toch als doorlopende post behandeld. In het navolgende lichten wij dit nader toe.

Echte doorlopende posten

Algemeen

We spreken van een echte doorlopende post indien een opdrachtnemer (B) namens de opdrachtgever (C) een bedrag betaalt aan een derde partij (A). De betaling is gebaseerd op een rechtsverhouding tussen C en A. De mogelijke “catch” voor de btw is, dat de doorlopende post voor B niet tot de vergoeding behoort.

Twee voorbeelden:

Als B bedragen aan milieuheffing berekent aan C, hoeft daarover geen btw te worden berekend als B die heffing in naam en voor rekening van C aan de overheidsinstantie (A) betaalt. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld bij de doorberekening van leges.

Als een autoleverancier (B) bpm bij registratie voldoet op naam en voor rekening van de koper van de auto (C), is sprake van een doorlopende post. Wordt de bpm voldaan door de autoleverancier terwijl de koper nog niet bekend is, dan is strikt genomen geen sprake van een doorlopende post en is bij de (latere) verkoop van de auto btw verschuldigd over het bedrag van de bpm. Voor deze situatie is echter een goedkeuring getroffen.

Als de genoemde partijen C particulier zijn dan wel om een andere reden niet of slechts beperkt btw in aftrek kunnen brengen, hebben zij baat bij de doorlopende post. De btw-druk over de eindprijs is voor hen immers lager.

Goedkeuring voor kosten met btw

Op de kosten in de voorbeelden hierboven zit geen btw. Het betreft immers een milieuheffing en een bpm-bedrag. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld bij griffierechten en kadastrale rechten. Uiteraard zijn er ook situaties denkbaar, waarbij A wel btw berekent.

B mag eventueel door A berekende btw niet in aftrek brengen. B is immers geen afnemer van de prestatie van A, omdat er geen sprake is van een rechtsbetrekking tussen A en B. In een besluit uit 2018 is echter goedgekeurd, dat B de in naam en voor rekening C betaalde kosten als zijn eigen kosten aanmerkt en de aan hem berekende btw als voorbelasting in aftrek brengt. Er gelden drie voorwaarden:
1. B berekent de kosten voor hetzelfde bedrag en onder hetzelfde btw-regime door aan C en voldoet de verschuldigde btw op aangifte;
2. B vermeldt de kosten afzonderlijk op de factuur aan C; en
3. B rekent deze kosten niet mee bij de vaststelling van zijn recht van aftrek op zijn algemene kosten (pro rata).

Ondernemer C neemt een adviesdienst af van adviseur B. Een externe adviseur, A, schrijft ook mee aan het advies. A sluit een overeenkomst met ondernemer C, maar de kosten van A worden op de factuur van adviseur B aan C in rekening gebracht. Op basis van de goedkeuring mag B onder voorwaarden de door A berekende btw in aftrek brengen. Hij moet dan ook btw berekenen aan C over de vergoeding voor A.

Quasi doorlopende posten

Quasi-doorlopende posten zijn een aantal expliciet genoemde betalingen, die (evenals de “echte” doorlopende posten) buiten de maatstaf van heffing mogen blijven. Omdat er geen rechtsverhouding bestaat tussen A en C, zijn het strikt genomen géén doorlopende posten Een aantal veel voorkomende quasi-doorlopende posten:

1. Assurantiekosten die B aan C in rekening brengt en die hij weer doorbetaalt aan een andere ondernemer (verzekeringsmaatschappij, A). Deze kosten moeten wel afzonderlijk op de factuur in rekening worden gebracht.
2. De bedragen die de verkoper van een motorrijtuig afzonderlijk aan de koper berekent voor het verstrekken van het kentekenbewijs, voor zover die bedragen aan leges zijn voldaan.
3. Belastingbedragen die B voor C voldoet (aan belasting gedane uitschotten). Deze uitschotten moeten afzonderlijk en naar evenredigheid van de dienst worden doorberekend aan C. Een voorbeeld is (onder omstandigheden/voorwaarden) de toeristenbelasting die aan gasten wordt doorberekend en het BPM-element dat een leasemaatschappij aan de lessees doorberekend.

Conclusie

Om te voorkomen dat er te weinig btw wordt afgedragen c.q. teveel btw wordt betaald, is het altijd goed om de btw-behandeling van “meeliftende” kosten te checken. Daarnaast is er wellicht een voordeel te behalen in de vorm van een lagere consumentenprijs, als bepaalde kosten toch zonder btw mogen worden doorgezet.

Mocht u willen overleggen, neem dan contact op met Gerben Markink of Joyce Westerveld – RED Tax Specialists B.V.